Semnarea nu trebuie să fie o ieșire din flux
În multe organizații, semnarea electronică există, dar în afara sistemului: documentul se descarcă, se semnează cu o aplicație separată, se încarcă înapoi. Fiecare pas e o ocazie de a pierde versiunea corectă, iar dovada rămâne într-un fișier pe care cineva trebuie să își amintească să îl păstreze.
Integrarea semnării în flux elimină drumul ocolit: documentul se semnează acolo unde se află, iar rezultatul rămâne legat de înregistrarea lui.
Ce acoperă componenta
Semnarea de către una sau mai multe persoane, în ordinea cerută de procedură. Sigilarea documentelor emise de organizație, acolo unde contează originea și integritatea, nu voința unei persoane. Marcarea temporală, care atestă momentul și face verificarea posibilă după expirarea certificatelor.
Verificarea validității se face automat la depunerea documentului: se confirmă semnătura, se verifică starea certificatului la momentul semnării și se consemnează rezultatul. Un document cu semnătură invalidă nu trece mai departe tăcut.
Pentru documentele care circulă în afara organizației, rezultatul rămâne un fișier standard, verificabil de oricine, nu unul care se poate deschide doar în platformă.
- semnare de către mai multe persoane, în ordinea din procedură;
- sigiliu pentru documentele emise de organizație;
- marcă temporală pentru verificare în timp;
- verificarea automată a validității la depunere.
Ce câștigă organizația
Ciclul de aprobare se scurtează la timpul necesar deciziei, nu la timpul necesar plimbării documentului. Iar dosarul rămâne complet: documentul, semnăturile și dovezile lor stau în același loc.
La verificarea ulterioară — control, litigiu, audit — nu mai trebuie căutat nimic în afara sistemului.
Întrebări frecvente
Ce tipuri de semnătură sunt acceptate?
Tipul se alege pe categoria de document, în funcție de cerințele legale aplicabile. Cadrul european este dat de Regulamentul (UE) nr. 910/2014.
Se poate semna de pe telefon?
Da, prin aplicația mobilă, în limitele tipului de semnătură ales pentru documentul respectiv.
Documentele semnate pot fi verificate în afara platformei?
Da, dacă formatul ales este unul standard. Verificarea nu depinde de accesul la sistem.
Ce se întâmplă dacă o semnătură este invalidă?
Documentul este semnalat la depunere, iar rezultatul verificării rămâne consemnat. Nu trece mai departe fără ca cineva să știe.
Discutăm despre Electronic Signature Hub
Vă putem arăta componenta în funcțiune pe datele dumneavoastră, vă putem trimite o ofertă pentru dimensiunea organizației sau vă putem răspunde punctual la întrebări tehnice.